Halaman ini sedang dimuat

Ada yang bisa kami bantu?

Temukan artikel sesuai kebutuhan Anda

Bagaimana Cara Assign Shift Karyawan pada Menu Schedule (Tampilan Baru)

Article author
Help Center Mekari
  • Diperbarui

Setelah Anda menambahkan karyawan, Anda dapat melakukan assign schedule kepada karyawan-karyawan yang baru Anda tambahkan. Anda dapat menambahkannya pada submenu Schedule.

Pada tampilan schedule Talenta yang baru, Anda bisa menambahkan shift satu hari atau beberapa hari sekaligus pada karyawan. Anda dapat memilih untuk menggunakan tampilan Index atau Schedule. Pada tampilan Index, Anda dapat melihat dan mengelola daftar karyawan beserta schedulenya dengan langkah - langkah seperti pada tampilan lama. Sedangkan, pada tampilan Schedule, Anda dapat mengelola jadwal kerja dengan lebih mudah tanpa harus membuat master data schedule.

PENTING!
Pelajari fungsi - fungsi tombol dan kolom pada tampilan Menu Time management - Schedule secara menyeluruh sebelum mempelajari guidebook ini di sini.

Selain itu, Anda juga bisa mengedit shift yang telah dibuat sesuai kebutuhan pada kedua tampilan tersebut. Berikut langkah-langkahnya.

A. Assign Master Schedule

  1. Klik menu “Time Management” dan pilih Schedule.
    pasted_image_0__3_.png

  2. Pada tampilan Index, pilih “Assign schedule” di baris nama karyawan yang ingin Anda kelola jadwal kerjanya.
    1.png

    Anda dapat memfilter memfilter schedule yang muncul dengan memilih filter berdasarkan Status, Organization, Branch, Job position, Job level dan Employment status pada Filter bar. Anda juga dapat mencari nama karyawan tertentu dengan memanfaatkan Search bar. Selain itu, pada baris Current schedule, Anda dapat klik untuk review daftar shift masing - masing karyawan.

  3. Pada pop-up yang muncul, Anda dapat melengkapi kolom - kolom berikut sebelum memilih “Save”.
    2.png
    • Employee: Berisi nama karyawan yang Anda akan Assign shiftnya.
    • Work Schedule: Anda dapat memilih jam kerja yang telah Anda atur dan buat pada Setting.
    • Effective Date: Anda dapat memilih tanggal efektif dimulainya jadwal.

      Effective date saat assign harus lebih besar dari latest effective date yang pernah dibuat.

  4. Selain itu, Anda juga dapat bulk Assign schedule dengan mencentang Checkbox pada nama, kemudian pilih “Assign schedule”.
    3.png

    Anda dapat klik pada nama karyawan untuk melihat history assigned schedule masing - masing karyawan dan  delete assigned schedule.

  5. Pop-up yang sama akan muncul dan Anda dapat melengkapi kolom - kolom berikut sebelum memilih “Save”.
    4.png

    • Employee: Berisi nama - nama karyawan yang sudah Anda centang. Anda dapat menambahkan nama karyawan dengan klik “Search employee…”.
    • Work Schedule: Anda dapat memilih jam kerja yang telah Anda atur dan buat pada Setting.
    • Effective Date: Anda dapat memilih tanggal efektif dimulainya jadwal.
  6. Kemudian, Anda dapat mengunggah (import) atau mengunduh (export) atau Schedule spreadsheet dengan tombol - tombol berikut.
    5.png
  7. Jika memilih uuntuk mengunduh, Anda dapat memilih Export data (dapatkan data schedule) atau Export template (dapatkan template schedule).
    6.png
    Berikut adalah tampilan dari dokumen spreadsheet (xsl.) yang telah terunduh.
    1. Export data
      8.png
    2. Export template
      7.png
  1.  

B. Assign Shift dengan Tampilan Kalendar

  1. Klik menu “Time Management” dan pilih Schedule.
    pasted_image_0__3_.png
  2. Klik tab “Schedule”,  lalu klik “Assign Shift”.

    9.png
  3. Pilih karyawan yang ingin Anda atur shiftnya.
    pasted_image_0__6_.png

    Anda bisa memilih satu hingga beberapa karyawan sekaligus.

  4. Pilih shift yang sebelumnya telah Anda buat di menu Attendance Settings.
    pasted_image_0__7_.png
  5. Lalu pilih tanggal berlakunya shift pada kolom Effective Date.
    pasted_image_0__8_.png
  6. Centang Repeat shift jika ingin assign shift satu hari atau beberapa hari sekaligus. Anda bisa memilih 1 week atau 2 week.
    pasted_image_0__9_.png

    Dengan menggunakan option Repeat shift ini, maka schedule pattern yang sedang berjalan akan berhenti dan otomatis menggunakan pattern yang dibuat sejak effective date diatur.

  7. Centang Shift ends on jika ingin shift berakhir di tanggal tertentu.
    pasted_image_0__10_.png

    Jika Anda mencentang Repeat shift tanpa mencentang Shift ends on, maka shift yang Anda buat akan terus berulang.

  8. Maka shift yang Anda buat akan seperti berikut.
    pasted_image_0__11_.png

    Jika user melakukan assign shift pada tanggal yang sudah memiliki data Attendance, Time off atau Overtime, maka shift tidak akan berubah dan tetap menggunakan shift yang lama.

  9. Atau Anda juga dapat melakukan assign shift secara massal dengan cara centang checkbox yang berada di samping nama karyawan lalu klik “Bulk Action”, dan ikuti langkah-langkah yang sama di poin no. 5-8.
    pasted_image_0__12_.png
  10. Anda juga bisa mengedit shift yang telah dibuat dengan mengarahkan kursor pada tanggal shift dan klik ikon “Edit”.
    pasted_image_0__13_.png
  11. Lalu pilih Shift dan klik “Save” untuk menyimpan.
    pasted_image_0__14_.png
  12. Maka shift telah berhasil terubah.
    pasted_image_0__15_.png
  13. Dan Anda juga bisa menghapus data yang sudah terbuat dengan klik ikon “tempat sampah”.
    pasted_image_0__16_.png

    Jika sudah ada perubahan data attendance pada tanggal tersebut untuk karyawan terpilih maka shift tidak dapat dihapus.

  14. Lalu akan muncul pop up konfirmasi dan klik “Remove” untuk menghapus shift yang telah dibuat.
    pasted_image_0__17_.png
  15. Atau, apabila Anda ingin menghapus shift karyawan secara massal, Anda dapat klik “Bulk action” dan pilih “Remove”.
    pasted_image_0__18_.png
  16. Lalu akan muncul pop up konfirmasi, dan klik “Remove” untuk menghapus.
    pasted_image_0__19_.png
  17. Maka shift karyawan telah berhasil terhapus.
    pasted_image_0__20_.png

    Apabila Anda menghapus dengan menggunakan bulk delete, maka data shift yg terhapus akan mengikuti date range yang dipilih.

Bagikan artikel ini

Punya saran dan komentar untuk artikel ini?

Bantu kami meningkatkan kualitas dari guidebook kami dengan mengisi form