Mass Overtime dapat digunakan ketika Anda memiliki data overtime atas beberapa karyawan, sehingga Anda tidak perlu melakukan input data overtime satu per satu atas karyawan tersebut.
Berikut langkah-langkahnya
- Masuk ke menu Time Management lalu pilih Overtime.
- Pada halaman overtime, klik “Request Overtime” lalu klik “Import Overtime”.
- Klik “Template Overtime Request”.
- Masukan Start Date dan End Date periode overtime yang akan dimasukkan.
- Gunakan filter untuk memilih karyawan. Filter yang dapat digunakan yaitu berdasarkan Branch dan Organization.
- Atau Anda juga dapat langsung memilih karyawan seperti gambar dibawah.
- Lalu klik “Download”.
- Buka dan lengkapi file tersebut.
- Empat kolom pertama akan berisi informasi tentang Employee ID, Nama Employee, Tanggal dan Shift yang berlaku.
- Apabila overtime dilakukan pada hari kerja, masukkan informasi durasi overtime karyawan pada kolom Work Shift.
- Isikan durasi Overtime Karyawan yang dilakukan sebelum jam kerja pada kolom OT Before Duration (dalam satuan menit).
- Isikan durasi Istirahat yang dilakukan saat Overtime sebelum jam kerja pada Break (OT Before) Duration (dalam satuan menit).
Break akan mengurangi durasi lembur.
Contoh: Employee A melakukan lembur sebelum jam kerja selama 90 menit. Perusahaan menetapkan break untuk lembur sebelum jam kerja yaitu selama 30 menit. Maka lembur yang diakui untuk employee A adalah 60 Menit. - Isikan durasi Overtime Karyawan yang dilakukan setelah jam kerja pada kolom OT After Duration (dalam satuan menit).
- Isikan durasi Istirahat yang dilakukan saat Overtime setelah jam kerja pada Break (OT After) Duration (dalam satuan menit).
Break akan mengurangi durasi lembur.
Contoh: Employee A melakukan lembur setelah jam kerja selama 120 menit. Perusahaan menetapkan break untuk lembur setelah jam kerja yaitu selama 30 menit. Maka lembur yang diakui untuk employee A adalah 90 Menit. - Apabila overtime dilakukan pada hari libur, masukkan informasi Jadwal kerja masuk dan keluar karyawan.
- Isikan jadwal masuk dan keluar karyawan saat lembur pada hari libur nasional/hari libur/hari libur perusahaan (masukkan dalam format waktu).Isikan durasi Istirahat yang dilakukan saat Overtime (dalam satuan menit).
Break akan mengurangi durasi lembur.
Contoh: Employee A melakukan lembur dengan schedule in pukul 09:00 dan schedule out pukul 15:00. Perusahaan menetapkan break saat lembur yaitu selama 60 menit. Maka lembur yang diakui untuk employee A adalah 5 jam (15:00 - 09:00 - 60 menit). - Selanjutnya, upload data tersebut dengan cara klik “Choose File”.
- Lalu klik “Submit”.
- Maka data overtime akan terupdate.
Status akan berubah menjadi approved kalau sudah di approve oleh approver atas data overtime tersebut.
