Ketika menggunakan Talenta, Anda diminta untuk mengisikan komponen penggajian karyawan yang didapat oleh karyawan pada database Talenta. Namun, Anda tidak perlu khawatir apabila di tengah periode terdapat perubahan komponen penggajian karyawan, Anda dapat merubahnya dengan menggunakan fitur Update Payroll Component. Fitur ini dapat membantu Anda untuk memasukkan data perubahan atas gaji atau tunjangan yang dimiliki karyawan pada Talenta.
PENTING!
Terdapat beberapa perbedaan Update Payroll Component versi lama dengan versi baru:
- Saat ini, User dapat assign multiple employee & multiple component dalam 1x transaksi Update Payroll Component.
- User dapat memberikan end date pada transaksi yang akan otomatis merubah value menjadi 0, jika telah melewati tanggal expired yang telah ditentukan (tidak berlaku untuk basic salary).
- Masuk ke menu Payroll.
- Klik submenu “Update Payroll Component”.
- Klik tombol “Update Component”.
- Pilih tipe perubahaan komponen, “Adjustment” untuk penyesuaian dan “Expired” untuk mengakhiri komponen yang sudah tidak berlaku.
- Lengkapi tanggal efektif komponen payroll mulai diberlakukan pada bagian Effective Date.
- Masukkan informasi deskripsi perubahan komponen bila diperlukan pada bagian Description.
- Centang pada informasi Expiry Dates apabila komponen tersebut memiliki batas tanggal penggunaan. Sehingga apabila sudah mencapai batas waktu tersebut, nominal komponent akan berubah menjadi 0 (nol) dan tetap aktif untuk karyawan.
Apabila tidak ada Expiry dates untuk komponen tersebut, Anda tidak perlu mencentang informasi ini.
- Centang pada informasi Backpay apabila komponen tersebut ada backpay atau pembayaran secara rapel. Kemudian isi tanggal effective rapel komponen tersebut.
Contoh: Apabila kenaikan Tunjangan Harian seharusnya terjadi pada 2 bulan yang lalu. Misalnya pada bulan Juli, namun SK (Surat Keputusan) baru keluar pada bulan September. Maka, pada bulan September karyawan akan menerima Tunjangan Harian baru dan Backpay Tunjagan Harian dari bulan Juli dan bulan Agustus. Oleh karena itu, effective date diisi dengan 1 September, dan payment date diisi 1 Juli)
Apabila tidak ada Backpay untuk komponen tersebut, Anda tidak perlu mencentang informasi ini.
- Tambahkan nama karyawan yang ingin Anda update komponen penggajiannya dengan klik “Add/delete employees”.
- Anda dapat mencari nama karyawan pada bagian pencarian atau klik “Filter” untuk mencari nama karyawan secara spesifik.
- Klik “Add to List” untuk menambahkan nama karyawan yang akan di-update informasi penggajiannya.
- Nama karyawan akan terinput sebagai Employee Selected yang akan diperbaharui data komponen penggajiannya.
- Lalu, klik “Save” untuk menyimpan.
- Input komponen gaji yang akan diperbaharui dengan klik “Add/delete component”.
- Anda dapat mencari komponen yang akan diperbaharui dengan menggunakan kolom pencarian.
- Klik “Add to List” untuk menambahkan komponen gaji yang akan diperbaharui.
- Saat memilih komponen juga ada penanda/informasi tambahan untuk komponen yang pakai Formula, yaitu tanda huruf “F”. Formula ini diatur pada Settings Payroll Component.
- Komponen gaji akan terinput sebagai Component Selected yang akan diperbaharui datanya.
- Lalu, klik “Save” untuk menyimpan.
- Contoh dari penambahan data yang telah Anda lakukan, akan terlihat sebagai berikut.
1. Untuk komponen yang baru ditambahkan ke employee maka:
- Kolom “Current amount” akan berisi “New”.
- Terdapat banner informasi berwarna biru di bagian atas tabel yang menunjukkan berapa banyak karyawan yang akan ditambah komponen baru. Jika tidak ada penambahan, maka banner ini tidak muncul
2. Sama seperti saat memilih komponen, di halaman ini juga akan terlihat penanda/informasi tambahan untuk komponen yang pakai Formula, yaitu tanda huruf “F”. Formula ini diatur pada Settings Payroll Component. - Anda dapat memasukkan jumlah nominal dari komponen yang akan diperbaharui atau diberikan kepada karyawan pada bagian New Amount.
- Klik “Submit” untuk menyimpan data perubahan komponen gaji yang telah Anda lakukan.
- Transaksi yang sudah Anda input, akan tercatat pada tab Update History.
- Anda juga dapat melihat data yang sudah terinput pada tab Employee History.
