Halaman ini sedang dimuat

Ada yang bisa kami bantu?

Temukan artikel sesuai kebutuhan Anda

Bagaimana Cara Mengelola Template Dokumen (Document Template)

Article author
Help Center Mekari
  • Diperbarui

Pada bagian ini Anda akan mempelajari cara mengelola template dokumen yang akan dibuat oleh perusahaan, seperti Surat Keterangan Bekerja, Surat Keterangan Perjalanan Dinas, dan dokumen lainnya yang dimiliki oleh perusahaan. Document template hanya bisa diakses oleh Admin, Super Admin, Consultant Admin, dan Consultant Super Admin. 

Terdapat dua cara yang bisa Anda lakukan yang pertama dengan membuat dokumen langsung melalui talenta dan kedua dengan mengunggah/ mengupload dokumen dalam format docx.

Berikut langkah-langkahnya:

A. Cara Membuat Template Melalui Talenta

  1. Masuk ke menu Company.
    Document_1.png
  2. Klik “Document Template”.
    Document_2.png
  3. Anda dapat membuat template dokumen baru, dengan cara klik “Create Template”.
    Document_3.png
  4. Maka Anda akan diarahkan kepada halaman seperti gambar di bawah.
    mceclip0.png
  5. Pada tab Document, isikan nama template pada kolom Template Name.
    mceclip1.png

    Template name bersifat unik, sehingga tidak bisa menggunakan nama template yang sudah ada.

  6. Isikan keterangan atau deskripsi mengenai template pada kolom Template description dan pilih dokumen layout yang Anda gunakan. 
    Document_6.png
  7.  Jika Anda hendak menggunakan Header dan Footer, Anda dapat mengaktifkannya dengan cara menggeser ikon “Bulat” menjadi warna biru.
    Document_7.png
  8. Klik “Header” untuk menyesuaikan kembali header yang akan Anda gunakan.
    Document_8.png

    Nonaktifkan header, jika perusahan memiliki kop surat.

  9. Anda dapat menambahkan logo perusahaan pada header. Anda dapat memilih Logo Company atau Logo Employee Branch yang akan ditampilkan.
    Document_9.png
     

    - Company: Logo yang akan ditampilkan adalah logo company.
    - Employee branch: Logo yang akan ditampilkan adalah logo branch.
    - No Logo: Logo tidak akan ditampilkan.

  10. Pada bagian Company Information, ceklist informasi yang akan ditampilkan di header dengan ceklist di sini.
    Document_10.png
  11.  Maka pada header document template, akan terlihat seperti gambar di bawah.
    Document_11.png
  12. Setelah selesai melakukan pengaturan pada Header, klik “Footer” untuk menambahkan informasi Pada Footer.
    mceclip2.png
  13. Pada tab Signature, Anda dapat menambahkan template tanda tangan, dengan cara menggeser ikon “Bulat”.
    Document_13.png

    Template tanda tangan yang dapat ditambahkan adalah maksimal adalah tiga template tanda tangan.

  14. Masukan informasi atas tanda tangan tersebut pada kolom Label.
    Document_14.png
  15. Maka tampilan tanda tangan akan terlihat seperti gambar di bawah.
    Document_15.png
  16. Semua informasi atas template tersebut, dapat disesuaikan di bagian dokumen seperti gambar di bawah.
    mceclip3.png
  17. Klik "Insert shortcode"untuk menarik informasi secara otomatis dari data Talenta.
    mceclip4.png

    - Ketika value digunakan pada data  informasi dokumen, maka ketika dokumen di download, value tersebut akan otomatis terisi oleh data karyawan yang bersangkutan.
    - Maksimal halaman pada dokumen adalah satu halaman, ketika lebih dari satu halaman, Anda akan melihat garis merah seperti gambar di bawah.

    PENTING!
    Value Keterangan
    Employee_name Nama karyawan
    Employee_nik Employee id
    Employee_email email karyawan
    Company_name nama perusahaan
    Branch_name nama cabang perusahaan
    Organization_name nama organisasi
    Employee_job_tittle nama jabatan karyawan
    Employee_job_level nama posisi karyawan
    Employee_status status karyawan
    Employee_join_date tanggal karyawan bergabung
    Employee_length_of_service berapa lama karyawan bekerja di perusahaan
    Employee_approval_line jalur approval karyawan
    Employee_gender jenis kelamin karyawan
    Employee_relegion agama karyawan
    Employee_citizen_id warga negara karyawan
    Employee_terminated_date tanggal karyawan berhenti bekerja
    Employee_birth_day tanggal lahir karyawan
    Employee_original_address alamat karyawan berdasarkan KTP
    Employee_residential_address alamat domisili karyawan
    Doc_generated_date tanggal dokumen dilampirkan untuk karyawan
    Employee_status_end_date

    tanggal berakhirnya status karyawan

  18. Klik "Save Template" untuk menyimpan template.
    mceclip5.png
  19. Anda dapat melihat daftar Document Template, seperti berikut.

    mceclip6.png

  20. Klik ikon “Titik Tiga” jika hendak melakukan perubahan atau menghapus template.
    mceclip7.png
  21. Anda dapat mengunduh template tersebut, dengan cara klik “Download”.
    mceclip8.png
  22. Lalu pilih karyawan yang akan memperoleh dokumen tersebut.
    mceclip9.png
  23. Lalu klik “Download”.
    Document_23.png
  24. Maka dokumen akan terunduh seperti gambar di bawah.
    mceclip10.png

B. Cara Upload Template

  1. Masuk ke menu Company.
    Document_1.png

  2. Klik “Document Template”.
    Document_2.png

  3. Klik “Upload template”.
    Image_3.png

  4. Isikan nama template pada kolom Template name dan deskripsi pada kolom Template description.
    Image_6.png

  5. Klik “Continue” untuk melanjutkan.
    Image_5.png

  6. Namun, apabila Anda ingin mengunduh template microsoft word yang tersedia, Anda dapat klik “Doc_Template.docx”.
    Image_7.png
  7. Berikut tampilan dokumen template yang terunduh.
    Image_9.png
  8. Untuk menambahkan shortcode lainnya, Anda bisa klik “View shortcode”.
    Image_8.png

  9. Kemudian salin shortcode yang Anda butuhkan dan tempel shortcode tersebut ke dokumen Anda.
    Image_10.png

  10. Berikut contoh tampilan dari dokumen yang sudah siap Anda unggah.
    Image_18.png
  11. Masuk ke halaman Talenta Anda kembali dan klik “Choose file” untuk memilih  dokumen yang ingin diunggah.
    Image_11.png

  12. Klik “Upload”.
    Image_13.png

  13. Template yang sudah Anda buat akan otomatis masuk ke halaman document template.
    Image_14.png

    Dokumen yang sudah di upload tidak dapat di edit di halaman editor. Anda hanya bisa mengupload ulang dokumen tersebut.

  14. Apabila Anda ingin mengubah dan menghapus dokumen, Anda dapat klik ikon “titik tiga” dan pilih Edit untuk mengubah dan Delete untuk menghapus dokumen.
    mceclip11.png
  15. Jika membutuhkan dokumen tersebut untuk karyawan tertentu, Anda bisa mengunduhnya dengan klik “Download”.
    Image_15.png

    Perbedaan antara dokumen yang dibuat dengan cara manual (Create template langsung pada Talenta) dan dokumen yang dibuat di luar Talenta lalu diunggah, ditandai dengan terdapatnya informasi Uploaded template pada dokumen yang dibuat dengan cara di unggah.

  16. Pilih nama karyawan dan klik “Download” untuk mengunduh.
    Image_16.png
  17. Maka template yang telah Anda buat, akan terunduh seperti berikut.
    mceclip12.png
Bagikan artikel ini

Punya saran dan komentar untuk artikel ini?

Bantu kami meningkatkan kualitas dari guidebook kami dengan mengisi form